Система учета на крупном предприятии видится руководству неразрывно связанной исключительно с бухгалтерией. Сразу хочу заметить, что подобной идеалистической картины на практике я не встречал. В данной статье я попытаюсь пояснить, почему бухгалтерского учета не достаточно для полноценного управления организацией, а так же приведу причины столь распространенного заблуждения.

Порассуждаем...

Ответ на вопрос, почему же столько людей наступают на одни и те же грабли прост. Владелец или руководитель бизнеса интуитивно ощущает потребность в неком средстве контроля, проникающего во все сферы деятельности. Исторически принято считать что таковым является бухгалтерский учет. Начиная с этого момента руководитель уже попал во власть заблуждения: достаточно наладить бухгалтерский учет, и у него в руках окажутся все нити контроля за предприятием.

На практике это не соответствует действительности. Бухгалтерия - сложный инструмент решающий вопросы учета. Как любой сложный инструмент, бухучет порождает специфическую терминологию и не очевидные непосвященным методы. Бухгалтерия, являясь вещью в себе, пытается взаимодействовать теми кто зарабатывает деньги и с теми для кого эти деньги зарабатываются, причем исключительно на своем языке. В результате возникает полнейшее непонимание происходящего. Попытки исправить ситуацию приводят к появлению в штате новых работников, которые растолковывают свои действия всем остальным. Но являясь бухгалтерами, они в свою очередь общаются на своем же языке. Получается замкнутый круг.

Дьявол в деталях.

Истинные причины кроются как всегда в мелочах:

  1. Бухгалтерия подвержена регулярным внешним изменениям, связанным с изменением законодательства. Но эти изменения не затрагивают и не должны затрагивать оперативную работу. Практически любое требуемое законодательством изменение может привести к совершенно неожиданным эффектам во внутреннем учете. Это влечет перебои в работе.
  2. Оперативный учет обременен массой нюансов абсолютно необходимых для контроля за отдельными работниками, подразделениями, и за предприятием в целом. Однако это зачастую, мешает работе бухгалтерии.
  3. Фактические логистические схемы в организации всегда отличаются от бухгалтерских документальных, временем, маршрутами следования объектов и материальных ценностей. После какого то момента объект учета попросту выпадает из поля зрения бухгалтерии существуя где-то на забалансовых счетах. Вам наверняка знакома ситуация, когда товар можно разыскать только после общей инвентаризации.
  4. Бухгалтерские временные периоды как правило не совпадают с объективно сложившимися периодами оперативного учета (начало смены, месяца), что может приводить к появлению схем движения наличности, товара вовсе не подконтрольных какому либо учету.
  5. Вопросы безопасности и целостности информации на уровне оперативного учета ставят перед собой совершенно иные задачи нежели решаемые бухгалтерским ПО. Если в случае с работником на оперативном месте вам требуется обеспечить контроль над его действиями, то аналитику необходимо предоставить большую свободу действий. Свобода и безопасность понятия лежащие на разных полюсах, и имея одну и ту же техническую базу вы обречены практически всегда идти на компромисс не достигая конечной цели ни в том ни в другом случае.
  6. У организации всегда должен быть буфер между информацией выдаваемой наружу (бухгалтерия) и информацией внутренней оперативной, потому как практические задачи организации всегда будут расходится с документальным их отражением. Сколько бы вы не старались наладить прозрачную систему учета на основе бухгалтерского ПО, всегда останется ситуация, когда вам понадобится сказать "Позвольте, товарищ, у меня все ходы записаны" (с). А для этого потребуется оперативный учет.
  7. Бухгалтерские комплексы, как правило в силу своей специфики упускают нюансы которые лежат за гранью бухгалтерии а именно урегулирование конфликтов между работниками, фиксирование физического состояния объектов учета, технические вопросы коммуникаций и прочее прочее прочее.

Фундаментальный изъян.

На практике, бухгалтерия является связующими звеном между работниками и требуемой руководителю аналитической информацией о состоянии предприятия. Те практически, бухгалтерия это набор сложных, но однотипных действий по консолидации информации. К этому следует добавить, что на бухгалтерию так же возлагаются вопросы, связанные с перечислением платежей, налоговой отчетностью, те общение с внешним миром но все равно, исключительно операционные. Что касается контроля достоверности поступающей информации, корректности, приведения в понятный простому смертному вид, разрешение конфликтов, то это не является задачей бухгалтерского учета. Представим полную схему учета на предприятии:

Фундаментом учета является оперативный учет. Любое бухгалтерское ПО без оперативного учета уподобляется домику, вывезенному в чистое поле на грунт. Очень быстро жители понимают что стены и крыша над головой это не все, что требуется для жилья. Либо они готовы начинать обустройство имеющимися силам и средствами, либо мирятся с туалетом в овраге и светом лучин, а припасы хранят в вырытом наспех погребе.

Слово в защиту бухгалтерии.

Все выше перечисленные проблемы возникают исключительно из за неверного восприятия роли бухгалтерского учета в деятельности организации. Рассмотрите схему:

Следующие блоки скрыты внутри организации:

Единственный элемент, общающийся с внешним миром — бухгалтерия. Своего рода ворота. Именно эта часть учета подвержена различным влияниям извне. Именно на ее долю выпадают общения с контрагентами, которые выставляют собственные независимые от вас требования. Именно на долю бухгалтерии выпадает общение с государством и налоговыми органами.

Бывает же идеал?

Приводимые за частую примеры, успешной работы бухгалтерии и оперативного учета на единой платформе на практике оказываются не вполне таковыми. Одну а то и несколько досадных тонкостей вы всегда без труда сможете обнаружить при более пристальном взгляде:

  1. обременение оперативных рабочих мест излишними бухгалтерскими подробностями, как следствие их усложнение, увеличение вероятности ошибок операторов;
  2. хроническая нехватка оперативной информации для контроля за действием подразделений на любом из уровней;
  3. разделение физических баз данных на несколько фрагментов, с экзотическим взаимодействием, что приводит к снижению надежности всей системы в целом.

Яблоко от яблони...

К сожалению программное обеспечение для бухгалтерского учета обладает теми же ограничениями что и сам бухучет. Создатели ПО выполняют свою работу на совесть. Они делают однозначно формализованные программные продукты под требования текущего законодательства на основе сложившихся правил, ведущих свое начало от венецианских купцов. В результате мы получаем платформу для бухгалтерского учета. К сожалению, ее невозможно использовать при оперативном учете, так как бухгалтерский учет является всего лишь частью целостной картины. Попытка заменить им все звенья приводит к провалу.

Именно по этой причине после установки бухгалтерского ПО, выясняется что требуется складское ПО, кадры, заработная плата и так далее и тому подобное. При этом, обратите внимание, что перечисленные задачи более менее формализованы, а вот шаг влево-вправо приводит к трудно преодолимым сложностям.

Есть еще и чисто техническая сторона. Разработчики бухгалтерского ПО всегда имеют право рассчитывать на консолидацию данных. И правильно, так как это один из основных методов бухгалтерии. Однако, это делает платформу неспособной принимать большой объем входящей информации, содержащей детализированные подробности. Попытка использовать бухгалтерское ПО при оперативном учете наталкивается на технические ограничения, так как оно попросту не предназначено изначально для этого.

Критерии оперативного учета.

Определимся, является ли используемое вами ПО оперативным учетом. Это сделать достаточно просто.

  1. Внешние факторы, такие как изменения законодательства, требования отчетных органов не затрагивают систему учета и не требуют изменений. Вам не могут сказать изменить печатную форму или правила исчисления вознаграждения работника.
  2. При текущих проверках налоговых органов, фондов и тд вам не потребуется предоставлять информацию из вашей системы оперативного учета.
  3. При проведении операций ваши работники не сталкиваются бухгалтерской терминологией.
  4. Ваше программное обеспечение позволяет определить нахождение материальных ценностей и финансовых средств любой момент времени.
  5. Вам не приходится использовать различное ПО для расчета вознаграждения работников, ведения складов и специфической задачи вашего бизнеса.
  6. Вы в любой момент времени можете предоставить доступ к любой информации работнику без нарушения системы безопасности в целом, и без компромиссов в частности.
  7. Ваша система учета позволяет вам разрешить конфликтные ситуации между работниками и однозначно определить источник проблемы или задержки в производственном процессе.

Если вы утвердительно ответили на все перечисленные пункты, ваше программное обеспечение можно назвать системой оперативного учета.

Итог.

В заключении позволю поэтическое сравнение: попытка объединения бухгалтерского (налогового) и оперативного учета как правило напоминает "коня и трепетную лань" в одной упряжке.

ГлавнаяКонтактыВходEN